La productividad laboral en el mundo profesional como clave del éxito 

Ya sea que trabajes de manera freelance, como si formas parte de las empresas, sabes que tus resultados dependen de tu productividad laboral. Tanto haces, tanto vales. Entre más seas capaz de hacer por tu cuenta, mejores resultados y más éxito tendrás en tu trabajo. Esto se logra manteniéndose enfocado y optimizando recursos para hacer más con menos esfuerzo.

En diferentes países, existen propuestas y leyes donde la productividad se traduce en ascensos o aumento de salarios.

Un ejemplo es el caso de México, donde la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), implementa el Programa de Apoyo para la Productividad (PAP), con lo cual busca mejorar las competencias laborales en beneficio de los trabajadores y de sus compañías.

Sin embargo, existen ciertos factores que pueden afectar tu productividad laboral, como la gestión ineficiente de tareas, malos hábitos de trabajo, etc.

Incluso las redes sociales o los sistemas de mensajería instantánea pueden hacer que tu productividad laboral decaiga.

Las consecuencias, además de no poder explotar al máximo las capacidades de trabajo o gestionar las tareas de forma eficiente, son el estrés y el incumplimiento al no alcanzar las metas propuestas.

Pero hay solución…

Como en cada dificultad que se nos presenta en nuestro quehacer, con inteligencia y una metodología, esto se puede solucionar.

Existen técnicas y herramientas que nos permiten optimizar nuestra productividad, ayudándonos en diferentes aspectos.

La clave de todo: Organización y constancia.

Implementando los cinco pasos que te presentamos en esta guía conseguirás mejorar tu productividad laboral.

Lo mejor de todo es que no solo es aplicable a los aspectos profesionales, sino personales.

Los 5 pasos claves de la productividad laboral y personal

1.      Organiza tus tareas del día a día

Lo primero que debes hacer para tener un día productivo es organizar tu trabajo.

No solo se trata de mantener tu área de trabajo ordenada y libre de desorden. También debes organizar las acciones que vas a realizar en tu día.

Comienza enlistando tus tareas pendientes y nuevas, así como aquellas que se realizan a diario.

Como segundo paso, ordénalas por prioridad, asígnales una fecha de vencimiento y organízalas por proyectos, llamadas, correos, etc.

Puede ser tan sencillo como llevar un cuaderno de apuntes, hacer listas de ítems (checklists) o tener un pizarrón donde anotes tus pendientes.

Existen diversos métodos que puedes implementar, como el famoso método Kanban, donde organizas el trabajo con “tarjetas” o notas autoadhesivas, según la tarea que realices y el nivel de avance de cada una.

Otra forma es llevar una bitácora de proyectos con las actividades a realizar. Las bitácoras pueden complementarse con una lista de “actividades varias”, aquellas que no pertenecen a ningún proyecto en particular.

Hoy en día, existen muchas aplicaciones para ayudarte a organizar tus tareas del día a día. Algunas de ellas te servirán para implementar métodos como los mencionados anteriormente. Pueden ser encontradas bajo la categoría de “GTD” (getting things done) o entre las herramientas de Productividad.

Herramientas de productividad:

Asana

Sorprendentemente simple pero completa a la vez. Asana es un gestor de tareas que tiene una interfaz es muy intuitiva y fácil de usar. Sirve tanto para llevar tareas sueltas como para manejar proyectos de manera colaborativa.

Permite formar equipos de trabajo, asignar tareas a otros miembros, colocar viñetas, comentarios y fecha de vencimiento en cada tarea, así como repeticiones de las mismas.  

Si los datos de una tarea son modificados, queda un registro de dicha acción.

Todo esto resulta útil cuando tienes una actividad que requiere diversas acciones, avances, comentarios, sub-tareas, etc., ya que así puedes saber qué fue lo último que hiciste respecto a cada tarea.

Cuenta con una app muy buena para móviles, que te permitirá agregar y dar seguimiento rápidamente a tus tareas desde tu teléfono o tablet.

Trello

Utiliza pizarrones virtuales para colocar tarjetas con las tareas que tienes pendientes.

En Trello, puedes arreglar las tarjetas por columnas como en el método Kanban (to do, doing, done), agregarles una fecha de vencimiento, checklists, asignarlas a otros usuarios y colocarle viñetas, archivos y comentarios.

Las tarjetas y las listas pueden ser archivadas una vez se haya completado cada tarea.

También cuenta con una app virtual que te permite gestionar tus tarjetas de forma rápida en tus dispositivos móviles.

Google Keep

Keep es una muy sencilla app para móviles que funciona como un bloc de notas a las que les puedes agregar listas de ítems, con la ventaja de poner añadirles un recordatorio a todas.

Resulta muy práctica para tareas sueltas o que son más a largo plazo (una llamada, una compra, un seguimiento rápido), ya que la app te enviará un recordatorio en el momento en que lo hayas programado.  

Evernote

Una de las más antiguas y conocidas, que cuenta tanto con una versión online como con una app para dispositivos móviles. Evernote funciona como un almacén para libretas de notas.

Dentro de la aplicación puedes crear varias libretas por temas. En ellas puedes guardar notas de todo tipo, desde apuntes que hagas tú mismo, hasta marcadores de la web para leerlos más tarde.

Evernote ha ido incorporando funciones cada vez mejores, como la posibilidad de adjuntar archivos a las notas que guardas, hacer fotografías, agregar listas de tareas y compartirlas con otros usuarios. 

Cuenta también con la extensión Web Clipper, que se instala en tu navegador para tomar capturas de pantalla, imágenes o enlaces de la red.

2.      Gestiona y mide tu tiempo

Parte importante del trabajo productivo es saber asignar y cumplir tiempos. Por ello, después de haber enlistado tus actividades del día, debes asignar un tiempo de ejecución para cada tarea o conjunto de tareas.

Por ejemplo, si estás trabajando en un proyecto que te tomará una semana completar, puedes asignarle las primeras 2 horas de la mañana, en el momento en que tu mente está fresca y puedes concentrarte mejor.

Luego puedes proceder a revisar y responder tu correo electrónico por una hora. Después, continuar con seguimientos a tus clientes vía telefónica y cualquier otra llamada que tengas, por una hora más.

Puedes anotar el tiempo para cada tarea y usar un temporizador de cocina (timer) o incluso el de tu teléfono.

Si estás organizando tareas que son para los días siguientes o para un plazo mediano o largo, anota la fecha y agrega un recordatorio para que se te envíe por correo electrónico, ya sea en tu calendario o en una aplicación de GTD o manejo de proyectos.

Técnica pomodoro

La técnica pomodoro es un método muy simple para mejorar tu productividad laboral, en el que puedes organizar tu tiempo por lapsos de 25 minutos, con descansos cortos entre cada uno, para mantener tu ritmo de trabajo.

Pomodoro significa tomate en italiano y se llama así porque su creador, Francesco Cirillo, utilizó un temporizador de cocina en forma de tomate para implementarla.

Aunque existen detractores de esta metodología, lo cierto es que es muy recomendable si tiendes a distraerte con facilidad o si sueles enredarte tratando de hacer demasiado al mismo tiempo.

Saber que el temporizador sonará en 25 minutos y que tendrás momento de despejarte un poco te impulsa a completar más rápido tus tareas.

Por ello, numerosos blogs, como Lifehacker, WorkAwesome, FacileThings, entre otros, lo han recomendado.

La forma de implementarlo es muy simple, asignas uno o más pomodoros (períodos de 25 minutos) a cada tarea, o al revés, varias tareas a un solo pomodoro.

Al terminar, tomas 5 minutos de descanso para estirarte, beber agua, etc. Repites 3 veces y a la cuarta ocasión, tomas un descanso más largo, de 20 o 25 minutos.

Puedes utilizar diversas apps disponibles en el mercado, como PomoToDo o Clockwork Tomato.

También puedes implementar esta técnica con un temporizador común y corriente o el de tu teléfono. Lo importante, más que el mecanismo, es la técnica.

Averigua cuánto tiempo utilizas para cada actividad y proyecto

Hay ocasiones en las que se te pasa el día y te preguntas “¿en qué pasé todo este tiempo?

Es posible que a veces, sin darte cuenta, desperdicies tu tiempo distrayéndote abriendo enlaces, correos, mensajes o simplemente pensando que has pasado poco tiempo viendo redes sociales (pero lo que en realidad pasa es que las abres cada 10 minutos).

Para tomar conciencia y control de este tipo de situaciones, revisa el historial de tu computadora al final del día.

Mira la cantidad de veces que has abierto cada sitio, la cantidad de sitios que han visitado y el tiempo que has permanecido en cada sitio.

Para actividades con programas que son offline (Office, herramientas de diseño, etc.), anota la hora de inicio y finalización de cada actividad.

Si debes atender una actividad que no pertenece al trabajo, un trámite bancario, etc., puedes anotar también en tu agenda la hora de realización.

Luego fíjate cuánto tiempo has utilizado realmente en el trabajo y hazte el propósito de ir mejorando tu marca día a día, evitando sitios que te distraen constantemente.

Usa herramientas de time tracking

Otra forma de monitorear tu actividad en línea y en la computadora es a través de aplicaciones de time tracking o control de tiempo.

Existen herramientas como Toggl, Harvest o Everhour, que tienen versiones de prueba y de pago, y se integran con otras herramientas y aplicaciones en línea. 

Con ellas puedes llevar un registro del tiempo que usas en cada proyecto.

La forma en la que funcionan es muy simple. Generalmente, solo requieren instalar una pequeña extensión en tu navegador a la cual le darás clic para iniciar el conteo de tiempo en cada nueva tarea que hagas.

RescueTime

Un complemento perfecto para estas herramientas es el servicio de RescueTime, que te permite monitorear todos los sitios visitados y revisarlos estadísticamente para evaluar tu rendimiento de manera más fácil.

La idea de todo esto es que si pasas demasiado tiempo viendo tu bandeja de entrada o divagando en sitios diversos, hagas el esfuerzo de mejorar.  

3.      Elimina las distracciones  

La pérdida de concentración es uno de los factores que puedes corregir más fácilmente para aumentar tu productividad laboral. Elimina cualquier posible fuente de distracción de tu entorno de trabajo.

Música

Procura que tu lugar de trabajo sea un sitio alejado del ruido excesivo, donde puedas concentrarte.

Si trabajas en casa, puedes poner música de fondo a un volumen moderado. Elije aquella que te permita pensar con claridad y no distraiga tu atención.

No tiene que ser necesariamente música clásica. Pero, por ejemplo, si eres redactor o necesitas analizar un documento, es mejor que elijas música instrumental para enfocarte en el texto y no en la letra de la canción.

También es preferible que la música sea desconocida y no tu lista de “éxitos preferidos”.

Hay ocasiones en las que es mejor dejar la música a un lado y concentrarte en lo que haces. También aplica si estás en una oficina con varios compañeros.

Es mejor que la única fuente de sonido sea el ruido normal de la oficina. Así evitas que cada quien tenga su lista de canciones favoritas en su escritorio, generando ruido excesivo.

Los audífonos no son recomendables. En el trabajo puedes requerir hacer llamadas, videoconferencias, escuchar notas de voz, etc. Además, al estar más cerca de tus oídos la fuente del sonido, puede distraerte con más facilidad.

Actividades

En especial si trabajas en casa, procura que tu escritorio no esté cerca de un área que te recuerde tus hobbies u otras actividades.

Tu consola de videojuegos, tu tocadiscos para los vinilos de tu colección, incluso la alacena con tus bocadillos preferidos…

Cada vez que dejas lo que estabas haciendo, a tu cerebro le toma una media hora volver a tomar el ritmo de trabajo y el nivel de concentración que tenías.  

Por ello, mantente lejos de cualquier tentación que haga que quieras dejar el trabajo para ir a hacer algo más.

Cierra pestañas y ventanas

Aunque te parezca sorprendente, tener demasiadas ventanas abiertas y pestañas del navegador te distrae y hace menos eficiente y productivo.

Aun cuando parezca que así ahorras tiempo o que así no se te escapará todo lo que tienes pendiente.

Cada pestaña abierta es una actividad inconclusa que tu mente estará recordando y te hará querer salir del sitio que estás viendo para dar una mirada a otra cosa.

Es mentira que vas a encargarte de 3 cosas al mismo tiempo de forma eficiente.

Lo peor es que esta situación no solo distrae sino que crea estrés al pensar en tus actividades como un cúmulo de cosas que no has terminado.

Si eres de las personas que suelen abrir pestañas del navegador, al punto que apenas puedes leer el nombre del sitio o que solo lo reconoces por el favicon que tienen, debes comenzar a cambiar este hábito.

Debes concentrarte…

Termina una tarea a la vez y cierra las pestañas que vayas dejando de utilizar.  Mantén solo abiertas las que estén relacionadas con lo que estás haciendo en ese preciso momento. 3 o 4 pestañas (correo, herramienta web y una o dos búsquedas adicionales) son una cantidad aceptable.

Si necesitas recordar las tareas pendientes, ten a la mano tu libreta o aplicación de gestión de tareas y ve chequeando una a una.

Una forma sencilla de ayudarte para no distraerte y que te concentres en la pestaña y en la tarea que tienes que hacerlo es usar la función de pantalla completa. Para ello, solo debes pulsar la tecla F11 en tu teclado.

De ese modo, se oculta el resto de pestañas aunque las tengas abiertas y solo recordarás usarlas cuando realmente las necesites.

Lo mismo pasa con las ventanas y aplicaciones abiertas dentro de tu computadora.

Procura no abrir programas indiscriminadamente, pues, además de ralentizar la capacidad de la máquina, te distrae al recordarte constantemente que tienes otras cosas pendientes.

Mantén abiertas solo las ventanas que estás usando para una tarea en particular y concéntrate en una a la vez.

Una forma de ayudarte es utilizar la opción para ocultar automáticamente la barra de tareas.

No solo te ayudará a concentrarte mejor, sino que tendrás un espacio adicional en la pantalla para ver mejor lo que haces.

Activa solo las notificaciones necesarias

Notificaciones de mensajería y redes sociales, las grandes enemigas de la productividad laboral.

Nunca está demás decirlo, cuando trabajes, desactiva las notificaciones de aplicaciones como Facebook, Twitter, Instagram y otras.

Todos sabemos que las redes sociales existen con el propósito de compartir con amigos y familia, no de trabajar.

A menos que seas community manager y sean los perfiles que administras, no existe casi ninguna justificación para estar revisando tus redes a cada momento.

Básicamente, nada es tan importante que no pueda esperar a tu hora de almuerzo o a la noche.

Un tip para tu móvil

Para olvidarte de las notificaciones y concentrarte mejor, pon el teléfono en modo avión por períodos de una hora. Luego habilítalo 10 minutos para revisar tus pendientes Después vuelve a colocarlo en modo avión.

También existen aplicaciones que te ayudarán a mantenerte alejado de la tentación de chequear tus redes a cada momento.

Herramientas para concentrarte y evitar ver el teléfono:

Forest

Consiste en una pantalla con un temporizador para que no veas las aplicaciones y te recuerda que no debes distraerte. La interfaz te muestra un pequeño árbol que va creciendo y que puedes “coleccionar” en un mini bosque cuando completas un período de tiempo sin ver el teléfono.

Tide

También te muestra un temporizador, con el plus de que además emite ruido blanco (lluvia, cafetería, etc.) para que te concentres en el trabajo.

Si utilizas Whatsapp para comunicarte con tus clientes o colegas, desactiva las notificaciones para las personas que suelen escribirte innecesariamente y de los grupos, que suelen ser los mayores distractores.

Un tip para Whatsapp

Al silenciar un grupo de Whatsapp o un usuario en concreto, quita el cheque de la casilla «Mostrar notificaciones».

Así, si recibes una llamada o un correo en tu teléfono, no te distraes luego con la notificación de mensajes de Whatsapp.

Para terminar, activa en tu navegador solo las notificaciones de escritorio para cosas importantes, como las de alguna herramienta que uses como parte de tu trabajo.

Desactiva las notificaciones de escritorio para redes sociales, así como para el correo electrónico, el cual deberás revisar dentro de una programación y no cada 10 o 15 minutos.

Recuerda, lo importante es mantenerte enfocado en la ventana, pestaña o tarea que estás haciendo.

4.      Automatiza todo lo que puedas

Una buena forma de optimizar tu productividad laboral es apoyarte en las herramientas tecnológicas para poder automatizar tus tareas y recortar tiempos de trabajo.

Existen cosas sencillas como la programación de tus redes sociales o respuestas en tus correos electrónicos, que pueden ser automatizadas para que el cliente se sienta bien atendido y te dé tiempo para responder tú mismo.

Redes sociales

Si tienes una fanpage en Facebook y tú o tu equipo se encargan de administrarla, puedes guardar respuestas predeterminadas en en inbox. Así, cuando alguien escriba, puedan responder más fácilmente.

Para ello, ve a la fanpage e ingresa al inbox. Elige una conversación y haz clic en el icono de Elegir una respuesta guardada. Luego haz clic en el enlace de Crear una nueva respuesta.

Otra opción que puedes implementar es automatizar los posts en otras redes sociales que maneje la empresa.

Existen herramientas como Hootsuite y Buffer, donde puedes programar un post para que se publique en varios perfiles a la vez. Por ejemplo en Facebook, Twitter, Instagram, etc.

Puedes programar un post para que se publique simultáneamente, no solo uno, sino todos los días de la semana. Así te ahorras estarlos posteando a mano cada día.

Correo y respuestas automáticas

Dentro de tu correo electrónico también es posible agilizar el tiempo de respuesta gracias a las respuestas automáticas.

Puedes configurar una respuesta como “Gracias por escribirme. He recibido tu mensaje. Lo revisaré y te respondo más tarde”.

Así la persona que te escribe recibe una respuesta inmediata y tú puedes atender el asunto personalmente en el horario que te hayas propuesto revisar tus correos.

Procura al final del día dejar limpia tu bandeja de entrada, sin correos pendientes. Responde, etiqueta y archiva, luego borra lo que ya no vayas a utilizar más.

De ese modo mantendrás siempre tu bandeja limpia y tu trabajo al día.

Herramientas de automatización:

IFTTT 

Una herramienta altamente recomendable para automatizar procesos es IFTTT o If This Then That, cuya traducción sería algo como “Si esto, entonces aquello”. Su función es enlazar acciones entre distintas aplicaciones que utilizas.

Por ejemplo, que si guardas una nota en Evernote con una etiqueta específica, te cree una tarjeta en Trello. Que si subes una fotografía a Instagram la envíe a Pinterest. También que te mande recordatorios de cosas que debes hacer, etc.

IFTTT es muy útil para automatizar procesos que regularmente harías a mano y hay miles de combinaciones entre aplicaciones.

Zapier

Similar a IFTTT. Zappier te permite conectar diferentes aplicaciones. Estas podrán interactuar entre sí, realizando acciones que normalmente harías a mano.

Ejemplo: Si deseas que cuando crees una tarea en Asana, se agregue un evento a tu calendario de Google. O que si creas una nueva nota en Evernote se guarde en Google Drive. Puedes crear un “zap” para cada acción de ese tipo.

Servicio de almacenamiento en la nube

Una forma de hacer más eficiente el manejo de información, así como de archivos, es contar con un servicio de almacenamiento en la nube.

Se trata de herramientas que permiten colaborar en línea en la edición de documentos. Así no pierdes tiempo enviándolos por correo. También evitas guardar varias versiones de un mismo archivo y que luego no sepas cuál es la última.

Google Drive

El servicio de almacenamiento en la nube de Google, permite tener hasta 15 Gb de archivos (contando el espacio usado por el correo).

Puedes guardar todo tipo de documentos e imágenes e incluso música y videos.

Parte de las ventajas de Google Drive es que incluye las aplicaciones de documentos de Google: Procesador de textos, hoja de cálculo y presentaciones. 

Estas pueden ser usadas para crear tus documentos y editarlos online. Podrás compartir tus archivos con otros usuarios e invitar a editarlos colaborativamente.

Podrás organizarlos por carpeta para que todo el equipo de trabajo sepa dónde está cada cosa.

One Drive

El servicio de almacenamiento de Microsoft permite una perfecta integración con Office. Además, se sincroniza con los archivos de tu computadora.

Con tu cuenta de One Drive obtienes 15 Gb de espacio gratuito.

Podrás editar tus documentos y dejarlos sincronizados y respaldados en la nube.

También ofrece la posibilidad de compartir carpetas y documentos con otros usuarios.

5.      Coordina, delega y subcontrata

Una vez que tú mismo te has organizado, es más fácil hacerlo con un trabajo en equipo. Lo esencial aquí es la comunicación y que todos tengan claras sus tareas.

Coordina y delega tareas al equipo de trabajo

La clave para una buena coordinación del trabajo en equipo es que todos tengan claro lo que deben hacer. Uno de los aspectos que más suele demorar tiempo son las reuniones de equipo para coordinar el trabajo.

Existen casos de empresas que llegan a perder media jornada laboral por la mañana y por la tarde todos los días en coordinar el trabajo y hacer reuniones.

Debes evitar esto.

Mejor define bien los objetivos de tu reunión y prepararla con tiempo. Prevé qué trabajo vas a asignar a cada quien para acortar las reuniones.

Sobre todo, debes agendar un horario específico para la reunión y no extenderla infinitamente.

Una hora es más que razonable para tocar todos los puntos si llevas la reunión en orden. Pide a todos tomar nota y deja un espacio de unos minutos para preguntas y respuestas.

Luego de ello, cada quien deberá saber sus tareas asignadas y comenzar a trabajar en ellas.

Cuida tu tiempo y el de los demás:

Trata de no agendar reuniones cada día. Haz una revisión semanal de los objetivos trazados y los resultados obtenidos.

Para lo demás, coordina el día a día a través de una pequeña charla de 10 o 15 minutos. Puedes valerte de las mismas herramientas de GTD, como Asana o Trello, para coordinar el trabajo diario del equipo.

De ese modo, si surgen nuevas tareas, podrás irlas asignando basado en los objetivos y asignaciones previas.

También puedes utilizar servicios como Hangouts para comunicarte en caso de necesitar hacer revisiones o de tener consultas. 

Hangouts te permitirá chatear y hacer video llamadas. Pero también compartir tu pantalla con tus colaboradores para poder hacer observaciones y comentarios al trabajo.

Subcontrata

Ya sea que trabajes por tu cuenta o en una oficina, hay casos en los que para incrementar la productividad laboral es mejor que delegues el trabajo a alguien externo:

Estos casos son…

  1. Si es algo fácil, pero toma mucho tiempo. Por ejemplo trabajos como digitador de datos, organizar archivos, etc. que llevan mucho tiempo. Puedes buscar a alguien externo, como un asistente virtual y contratarlo solo para esa ocasión.
  1. Trabajos eventuales, como los de diseñador gráfico, programador. O si de pronto necesitas el servicio de un traductor profesionalEste tipo de trabajos podría delegársele a alguien interno, pero eso interrumpe sus actividades diarias y entorpece el flujo de trabajo. Por ello, lo mejor es subcontratar y supervisar el trabajo. De ser posible, hazlo de forma remota. De esa manera mejorarás tu productividad laboral y la de tu equipo.
  1. Si es algo que no sabes hacer. Por supuesto, siempre es importante aprender e intentar cosas nuevas. Pero si algo no es tu área de especialidad, es mejor que subcontrates el servicio. Es preferible en lugar de intentarlo y perder tiempo y dinero, con resultados que no te satisfacen. Un profesional freelance cuenta con la experiencia, el equipo y las herramientas que se necesitan para realizar su trabajo. Además, lo hará de manera más rápida y eficiente. Por ello, llamar un experto te ahorra tiempo y dinero.

Puedes obtener perfiles y tarifas de diferentes profesionales freelance para comparar precios y servicios antes de decidirte por uno.

El mejor lugar para encontrarlos es en una plataforma de trabajo freelance como SoyFreelancer.com, donde puedes registrarte gratis y publicar todos los proyectos y requerimientos que desees.

Además, podrás manejar el trabajo de manera remota y pagar en línea de forma segura solo por el trabajo terminado.

Conclusiones

Mejorar tu productividad laboral es fácil si mantienes la disciplina e involucras a tus colaboradores en la filosofía del cumplimiento.

Recuerda los pasos:

  • Organiza tus ideas
  • Gestiona y mide tu tiempo
  • Elimina las distracciones
  • Automatiza todo lo que puedas
  • Coordina, delega y subcontrata

Lo más importante de todo es mantener la constancia en esta forma de trabajo. Así podrás obtener mejores resultados en tu productividad laboral.

Si trasladas esto a tu vida personal, verás que es más fácil organizarte. Lograrás llevar tu día a día teniendo tiempo para todo lo que necesitas hacer.

Incluso tendrás más tiempo para trabajar en proyectos freelance en tu área profesional.

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